Gmail був запущений 1 квітня 2004 року та з тих пір став практично незамінним інструментом.
Але наскільки ви знаєте і використовуєте можливості поштової служби? Ми публікуємо 25 порад, які будуть корисні як початківцям, так і досвідченим користувачам Gmail.
Налаштуйте зовнішній вигляд
Замість того щоб витріщатися на бліде оформлення за замовчуванням, додайте яскравих фарб, включивши одну з тем. Для цього в меню налаштувань в правому верхньому куті виберіть розділ Теми і включіть будь-яку вподобану або завантажте свою.
Крім того, можна вибрати з трьох варіантів розміру інтерфейсу. Повернення до нормального режиму залишає багато вільного простору на екрані, а Компактний підійде для тих, хто звик відкривати багато вікон одночасно.
Додайте друзів і інші поштові акаунти
Якщо ви тільки починаєте користуватися Gmail або створили другий Gmail-акаунт і хочете додати свої контакти і стару пошту, то пройдіть в розділ Налаштування> Облікові записи та імпорт. Ви можете імпортувати свої дані і листи з Яндекса, Mail.ru, Hotmail та інших. Для цього потрібно буде виконати кілька нескладних процедур. Але пам'ятайте, що після цього назавжди відключиться сигнал оповіщення Gmail про отримання листа.
Надайте Gmail схожість з Outlook
У розділі Налаштування> Лабораторія поставте прапорець в пункті Область перегляду. Тепер лист буде повністю відображатися праворуч (або внизу) від списку вхідних листів, як в Outlook. Звичка - друга натура, так що якщо ви півжиття пропрацювали з корпоративною поштою в Outlook, а тепер вирішили перейти на Gmail, то ця функція допоможе вам пережити розставання зі звичним інтерфейсом. Включивши Область перегляду одного разу, наступного разу ви зможете знайти цю кнопку в випадаючому вікні меню налаштувань на головній сторінці.
Скріншот: Rusbase
Виберіть важливе
В Gmail є функція інтелектуального відбору важливих повідомлень. У розділі Настоянки> Папка «Вхідні» відзначте пункт «Відслідковувати мої дії в пошті ...». Тепер сервіс буде сортувати ваші листи за важливістю. Потім можна вибрати пункт «Включити маркери», пункт «Ігнорувати фільтри», а вгорі секції поміняти Тип папки «Вхідні» на «Спочатку важливі». Потім переходимо в розділ Налаштування> Загальні, і в пункті «Повідомлення на робочому столі» вибираємо «Включити повідомлення про важливі листах».
Позбавтеся від бесід
Всі люди діляться на дві великі групи: ті, хто любить ланцюжка листів, і ті, хто ненавидить їх усіма фібрами душі. Якщо ви ставитеся до другого типу людей, то цю функцію можна легко відключити. У розділі Налаштування> Загальні знайдіть і відключіть пункт «Ланцюжки листів». Наступного разу, коли ви відкриєте останній лист в листуванні з адресатом, ви побачите приємне для ока поле тексту листа, а не список з усіх листів. У папці Вхідні теж всі листи будуть відображатися окремими розмітки рядками.
Архівуються мене повністю ...
В Gmail є функція архівування листів замість їх видалення. Передбачається, що у вашій пошті буде достатньо вільного місця для зберігання безлічі великих листів без періодичної чистки скриньки. А оскільки місця достатньо, можна не видаляти прочитані листи назовсім, а відправляти їх на всякий випадок в архів. Для цього, вибравши лист, у верхній частині списку листів потрібно натиснути на другу кнопку зліва (квадрат зі стрілкою вниз). І якщо вам раптом знадобиться старий лист, ви можете відшукати його, вибравши в меню зліва розділ «Вся пошта».
... але не забувай чистити
Яким би щедрим на обсяги безкоштовного зберігання не був Gmail, але на дворі 2016 й, а листи стають все більш і більш об'ємними. Так що одного разу ви зіткнетеся з нестачею місця в сховищі, і тоді доведеться звільнити архів від найважчих повідомлень. Для цього натисніть маленьку стрілочку в правому кінці пошукової рядка. У випадаючому вікні виберіть і поставте прапорець в пункті «Є прикріплені файли». У рядку Розмір введіть значення «10» і натисніть синю кнопку пошуку. Пошук видасть вам всі листи з вкладеннями більше 10 мегабайтів. Відзначте ті листи, які вам точно не знадобляться, і клікайте по значку «кошик» у верхній частині списку листів.
Відповідай і забудь
Після прочитання і відправлення відповіді на лист хіба потрібно, щоб воно ще залишалося в папці вхідних? Спробуйте використовувати функцію «Відправлення та архівування», щоб листи відразу віддалялися з вхідних після відповіді на них. Відповідний пункт ви знайдете в розділі Установки> Загальні. Відзначивши прапорцем відповідний пункт, ви додасте кнопку «Відправити і архівувати» у вікно відповіді. Тепер кожен раз, коли ви відповідаєте на лист, ви можете вибрати: залишити лист бовтатися в папці вхідні або відправити його відразу в архів.
Організуйте пошту за допомогою ярликів і фільтрів
Кожен лист можна відзначити ярликом. Всі нові ярлики будуть відображатися зліва як окремі папки. У режимі читання листа натисніть кнопку Ярлики (друга праворуч кнопка вгорі) і створіть новий ярлик або використовуйте існуючий (можна підтягти ярлик зі списку папок ліворуч прямо на лист і таким чином відзначити повідомлення). Натисніть кнопку Ще (крайня справа вгорі) і виберіть пункт «Фільтрувати схожі листи». Вам відкриється цілий світ можливостей для автоматизації пошти, таких як автоматичне перенесення всіх листів від мами в папку «Сім'я». Щоб ознайомитися з усіма функціями більш докладно, зверніться в розділ «Допомога» .
Бракує пам'яті - купіть
Якщо вже вам зовсім набридло трамбувати листи в ящику і постійно турбуватися про пам'яті сховища, то можна розщедритися на платне простір. Прокрутіть листи до самого низу. У лівому нижньому кутку під списком листів ви побачите статистику використання пам'яті і кнопку «Управління». Якщо ви наблизилися до 100%, перейдіть за цим посиланням і побачите варіанти оплати додаткової пам'яті. Є кілька тарифних планів, починаючи від 140 рублів за місяць. Додаткова пам'ять буде поширюватися не тільки на пошту, а й на інші сервіси типу Google Drive і Google Photos, якщо ви їх використовуєте.
Огляньте поглядом простори пошти
Якщо ви хочете оглядати якомога більше листів разом, змініть максимальний розмір сторінки. Для цього перейдіть в розділ Налаштування> Загальні і виберіть третій пункт зверху. Ви можете задати одне з пропонованих значень в межах від 10 до 100 листів.
кольори важливості
Відзначити важливу лист зірочкою - значить позначити його важливість. Але важливість теж буває різною. Щоб вибрати для кожного важливого листа особливу позначку, перейдіть в розділ Налаштування> Загальні і в підрозділі Зірки виберіть варіант Всі. Наступного разу, коли ви будете відзначати лист зірочкою, клацніть по зірочці ще раз і виберіть один з потрібних вам варіантів зірок різних кольорів, а також знаки оклику та питання і інші значки.
Зробіть з листа завдання
Можна зі своєї поштової скриньки зробити список важливих справ. Для цього натисніть кнопку Ще над списком листів і виберіть «Додати до завдань». Лист автоматично стане завданням у відповідному сервісі Google. До задачі буде прикладена посилання на цей лист.
Слідкуйте за непрочитаними
У розділі Налаштування> Лабораторія включите пункт «Значок непрочитаних повідомлень». Якщо вкладка Gmail у вас відкрита постійно, як у будь-якої нормальної людини, то тепер, поглянувши на значок вкладки, ви можете побачити, скільки непрочитаних листів у вас є. Це на той випадок, якщо вам знадобиться злегка засмутитися протягом напруженого робочого дня.
Відключіться від мережі
Якщо у вас стоїть браузер Chrome, то можна спробувати застосувати режим офлайн-пошти. Gmail буде доступний вам навіть без підключення до інтернету. Ні, без інтернету ви не зможете відправляти або приймати листи. Але ви можете, наприклад, переглядати вхідні, сортувати листи або продовжувати писати відповідь, поки не повернетеся до цивілізації. Щоб включити офлайн-режим, перейдіть в розділ Налаштування> Офлайн.
Віддайте пошту на відкуп
Якщо ви зовсім вибилися з сил, намагаючись навести порядок в своїй поштовій скриньці і встигнути відповісти на всі листи, ви можете довірити цю роботу комусь із підлеглих. Для цього перейдіть в розділ Налаштування> Облікові записи та імпорт. У підрозділі «Надати доступ до свого облікового запису» ви можете додати іншого користувача Google і таким чином дати йому доступ до вашої пошти. Він не зможе змінити пароль та інші установки, але зможе читати, архівувати і відповідати на ваші листи. Такі листи будуть підписані вашим ім'ям і ім'ям довіреної особи, яке буде вказуватися в дужках.
Заблокуйте нав'язливих співрозмовників
Деякі люди не розуміють натяків. Для таких існує кнопка блокування. Коли ви отримуєте лист від відправника, від якого більше нічого не хочете отримувати, відкрийте лист і в правому верхньому куті натисніть стрілку вниз. У випадаючому списку виберіть «Заблокувати відправника». Тепер всі листи з цієї адреси потраплятимуть прямо в папку Спам.
Перечитайте старі листи
Якщо вам потрібно швидко знайти лист, відправлений вам вашим другом роки тому, просто наведіть курсор на ім'я відправника в списку листів або у вікні читання. З'явиться вікно візитної картки контакту. Там є кнопка «Листування», клацнувши по якій, ви побачите всі листи, якими ви обмінювалися з цим адресатом.
Не туди!
У всіх була така ситуація, коли лист замість одного адресата помилково йшло до іншого. Тепер можна захистити себе від такої неприємності, включивши функцію скасування листа. Перейдіть в розділ Налаштування> Загальні і відзначте пункт «Скасувати відправку». Тут же можна вибрати час затримки відправлення листа від 5 до 30 секунд. Наступного разу, коли ви будете відправляти лист, ви побачите кнопку «Скасувати відправку».
Піти по-англійськи
Набридли групові бесіди, в які вас включили? Ви можете потихеньку покинути їх. Для цього виберіть бесіду і в розділі Ще натисніть на кнопку Ігнорувати. Після цього всі листи в цьому ланцюжку будуть обходити вас стороною, тільки якщо ви не єдиний одержувач листа. Якщо вам захотілося повернутися бесіду, знайдіть відповідну ланцюжок у вхідних і скасуйте блокування.
Створюйте нові адреси Gmail легко
Припустимо, вам не хочеться морочитися з фільтрами або ви хочете для чогось створити додатковий Gmail-акаунт. В такому випадку можна створити віртуальний Gmail-адреса, просто додаючи + щось між @ і Gmail.com. Так можна створити адреса Вы[email protected] для участі в аукціонах або Вы[email protected] для акаунтів на розпродажах і т.д. Тепер все, що буде приходити на ці адреси, буде падати в вашу пошту.
Надсилайте листи навіть уві сні
Нехай ваші клієнти і партнери думають, що ви маніяк-трудоголік, який працює навіть ночами. встановіть розширення Boomerang , За допомогою якого можна запланувати відправку листа на майбутнє. Розширення діє в браузерах Chrome, Safari і Firefox. Безкоштовна версія дозволяє запланувати відправку до 10 листів в місяць. Це ж розширення можна використовувати як нагадування про листи, з якими вам потрібно закінчити роботу пізніше.
Автоматизуйте відповіді на однакові листи
Можливо, вам доводиться переглядати і відповідати на десятки однакових листів щодня. Щоб не писати відповіді кожен раз заново, використовуйте кнопку «Шаблони відповідей» в розділі Установки> Лабораторія. Наступного разу, написавши шаблонний відповідь, відзначте його відповідним чином, і ви зможете відправляти один і той же відповідь знову і знову.
Скріншот: Rusbase
Чи не мучте миша
Дайте вашої миші відпочити - за допомогою клавіш швидкого доступу. Частина з них активна за замовчуванням. Якщо хочете дізнатися про них докладніше, загляньте в розділ Налаштування> Загальні і включите пункт «Швидкі клавіші». Потім натисніть на кнопку «?» На клавіатурі. На екрані вискочить таблиця всіх сполучень швидких клавіш для роботи з поштою.
Перестаньте стежити за іншими поштовими службами
У розділі Установки> Облікові записи та імпорт виберіть пункт «Додайте свій поштовий акаунт POP3». Після цього Gmail буде автоматично отримувати листи з інших ваших акаунтів. Використовуйте функцію «Надіслати лист як", щоб відправити лист з одного з ваших адрес.
Джерело.
Але наскільки ви знаєте і використовуєте можливості поштової служби?Потім натисніть на кнопку «?
